Перейти к содержимому

Как одновременно работать в word нескольким людям

  • автор:

Совместная работа в Word

Чтобы предоставить доступ к файлу в Word, выполните указанные ниже действия.

Share

    Щелкните на ленте значок Поделиться

. Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ.

Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.

Share icon and dialog box

Совместное редактирование документа

Поделившись документом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

  • Лучше всего работать вместе в Word в Интернете, чтобы сразу видеть вносимые изменения.
  • В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.
  • Фрагменты, над которыми работают другие пользователи, обозначается цветными флажками.

Совместная работа в реальном времени

Отслеживание и просмотр изменений

  1. Чтобы отслеживать изменения, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Записывать исправления.
  2. Чтобы просмотреть изменение, поместите перед ним курсор и нажмите нужную кнопку:
    • Чтобы сохранить изменение, нажмите кнопку Принять.
    • Чтобы удалить изменение, нажмите кнопку Отклонить.

Общий доступ и совместная работа в Word для Windows

С помощью Word в Интернете вы можете поделиться своим файлом с коллегами, чтобы сразу же начать совместную работу. И нужно ли вам создавать, совместно редактировать и просматривать историю версий, работайте в любом месте с помощью Word для Интернета независимо от того, где вы работаете.

Предоставление общего доступа к документу

    Нажмите кнопку Поделиться. Вы также можете выбрать файл >общий доступ.

Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.

  • Чтобы создать ссылку для отправки по электронной почте, нажмите кнопку Копировать ссылку.
  • Чтобы создать новое сообщение электронной почты со ссылкой общего доступа в Outlook в Интернете, нажмите кнопку Outlook.
  • Выберите Отправить копию , чтобы создать вложение для отправки.

Значок

Совместное редактирование документа

После того как вы делитесь документом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

  • Выберите там, где вы хотите внести изменения, и начните редактирование. Если другие пользователи редактируют документ, вы увидите их изменения в режиме реального времени.
  • Фрагменты, над которыми работают другие пользователи, обозначается цветными флажками.
  • Введите символ @ и первые несколько букв имени пользователя, чтобы @mention их.

Флаги присутствия показывают, где в документе работают другие авторы

Добавление примечаний

Выноска примечания

    На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание. Или нажмите кнопку вставить >создать Примечание. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши в своем документе и выбрать команду создать Примечание. В том месте документа, где добавлено примечание, появляется выноска

Лента

Добавление примечаний в Word

Добавление ответов и удаление примечаний

Ответ на примечание

    Нажмите Ответить

Ответ на Примечание в Word

Просмотр примечаний

  • Чтобы просмотреть все примечания в документе, нажмите кнопку Показать примечания.
  • Нажмите кнопку Предварительный просмотр или Далее для перемещения между примечаниями.

Отображение примечаний в Word

Просмотр журнала версий

  • Выберите файл >сведения >Журнал версий.
  • Выберите имя файла >Журнал версий.

Журнал версий в Word

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Facebook

LinkedIn

Электронная почта

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.

Как одновременно работать в word нескольким людям

Совместное редактирование документов в среде Office 365. Cценарий 2. Microsoft Word

Продолжаем разбирать варианты совместной работы в среде Office 365.

Сеть Интернет дает возможность работать вместе с людьми, отделёнными от вас географически. При этом часто возникает необходимость редактировать один и тот же документ совместно. Ценность коллективной работы из года в год возрастает.

При использовании Microsoft Office Web Apps сотрудничать с другими людьми проще, потому что вы можете отправлять ссылки на документы вместо вложений. Это избавляет вас от многочисленных вариантов документа, направляемого для согласования и редактирования другим людям.

Второй сценарий посвящен работе с документом Microsoft Word .

Представим себе вариант, когда одновременно над документом Word работает пять человек с разных устройств и в разных версиях Microsoft Office , начиная с 2007. Сценарий такой: я работаю на планшете Microsoft Surface RT . Захожу в среду Office 365, открываю библиотеку документов в SkyDrive Pro (c 2014 года OneDrive) .

Переключаюсь в представление ПК для удобства создания файла
Word.

Создаю файл, открываю доступ участникам системы (аналогично, как и в первом сценарии совместного редактирования, троим участникам).

Участники системы Office 365 получают автоматически письма со ссылкой на документ:

Переходят в назначенное время по ссылке, знакомятся с документом и выбирают для его редактирования Word Web App:

Один из участников совместного редактирования одновременно приглашает пятого – внешнего по отношению к системе Office 365, т.е. открывает ему доступ к документу для возможности вносить изменения. Делает он это из меню документа «ОБЩИЙ ДОСТУП».

Далее в окне «Общий доступ к элементу «Совместная работа в Word », снимает «галочку» у параметра «Требовать выполнения входа», вводит адрес почты внешнего контакта (заранее зарегистрирован в контактах) и открывает общий доступ (В настоящее время из соображений безопасности адрес электронной почты должен быть зарегистрирован как учетная запись Microsoft).

Внешний контакт (корреспондент-гость) получает в своем почтовом ящике письмо со ссылкой на документ, входит по ссылке последовательно, аналогично уже разобранному, в редактирование документа. Однако, у него имеется возможность редактирования документа только в браузере средствами Word Web App :

Все участники совместного редактирования получают информацию о появлении нового участника (Корреспондент-гость):

Корреспондент-гость приступает к редактированию:

Что видит корреспондент-гость при начале редактирования? Он видит цветные курсоры в местах редактирования документа другими участниками совместного редактирования

Усложняем сценарий: допустим, один участников в ходе совместной работы хочет продолжить редактирование документа в Microsoft Word 2013, установленном на его персональном компьютере.

Для этого он выбирает пункт меню «ОТКРЫТЬ В WORD »:

На его персональном компьютере, из соображений безопасности, последовательно будет запрошен адрес почты в системе, а затем и пароль для входа

В окне Word , слева снизу, будет доступна информация о других участниках совместного редактирования

Другие участники, также заметят изменение статуса и появление новой информации у себя:

Несмотря на то, что в Word возможностей редактирования прибавилось, необходимо для быстрого получения отображения изменений в документе сохранять его вручную:

Текст, который редактирует автономный пользователь выделяется скобками:

Другие участники видят это так (в этом случае блокируется весь абзац и, несмотря на то что, туда можно поместить цветной курсор – редактировать документ в этом месте другому участнику не удастся):

Вывод : в среде Office 365 можно совместно редактировать документ

Совместная работа с документами: SharePoint 2016, Office Online и все-все-все. Часть 1. Что это?

«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…

Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:

  1. Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive, SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика — сервер SharePoint 2016.
  2. Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).

В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.

Office Online

Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.

Word Online

Правка документа в Office Online может производиться несколькими пользователями одновременно, при этом изменения и имя пользователя вносящего правки отображаются моментально у остальных соавторов. Пользователи могут править одновременно один и тот же участок текста, блокировки по абзацам нет.

Excel Online

В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.

PowerPoint Online

PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.

Настольная версия Office

Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.

MS Word

При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.

Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.

Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.

MS Excel

В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –

либо встать в очередь —

MS PowerPoint

Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.

Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).

Мобильные устройства
Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App

При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.

В случае с IPhone при изменениях выдается сообщение об обновлениях с предложением Применить/Отменить.

Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.

Microsoft Excel App

Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.

Выводы

В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).

В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.

Похожие публикации:

  1. Word 2016 как включить линейку
  2. Где находится панель быстрого доступа в word
  3. Как активировать word на mac os
  4. Как включить insert в word

Как сделать общий доступ в ворде: совместныйдля работы над одним документом

Word

Автор fast12v0_vseowor На чтение 17 мин Просмотров 1.2к. Опубликовано 09.03.2023

Совместная работа в Word

Выполните следующие действия, чтобы поделиться файлом в Word.

Щелкните значок «Поделиться» на ленте .

Вы также можете выбрать «Файл» > «Поделиться.

Примечание. Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы поделиться им.

Выберите пользователя, с которым хотите поделиться, из раскрывающегося списка или введите его имя или адрес электронной почты.

Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите «Отправить.

Икона

Поделившись документом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

Лучше всего сотрудничать в Word для Интернета, чтобы сразу видеть внесенные изменения.

В разделе «Общий доступ» отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.

Фрагменты, над которыми работают другие пользователи, отмечены цветными флажками.

Сотрудничество в режиме реального времени

Отслеживание и просмотр изменений

Чтобы отслеживать изменения, на вкладке «Рецензирование» щелкните «Запись изменений.

Чтобы увидеть изменение, поставьте перед ним курсор и нажмите нужную кнопку:

Чтобы сохранить изменение, нажмите кнопку «Принять.

Чтобы отменить изменение, нажмите Отменить.

Как сделать файл word общим для редактирования?

Word 2013 упрощает обмен документами с помощью OneDrive. Раньше, если вы хотели поделиться файлом, вы могли отправить его по электронной почте в виде вложения. Правда, при таком подходе появилось множество различных версий документа, которые впоследствии стало трудно отследить. В этом уроке вы узнаете, как предоставлять общий доступ к документам Word непосредственно из приложения с большими преимуществами.

Предоставляя пользователям доступ к файлу напрямую через Word 2013, вы предоставляете общий доступ к одному и тому же файлу. Это позволяет вам и другим пользователям совместно редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться документом, необходимо сначала сохранить его в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть доступ к документу

как сделать файл word общим для редактирования

  1. Щелкните вкладку «Файл», чтобы перейти к представлению Backstage, а затем выберите «Поделиться.
  2. Появится панель обмена.
  3. В левой части панели вы можете выбрать способ обмена, а в правой — параметры.

Параметры общего доступа

Эта область меняется в зависимости от выбранного вами метода обмена файлами. У вас есть возможность выбирать и контролировать процесс публикации документа. Например, вы можете установить права редактирования документа для пользователей, совместно использующих файл.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь вы можете пригласить других для просмотра или редактирования документа. Мы рекомендуем использовать этот параметр в большинстве случаев, так как он обеспечивает максимальный контроль и конфиденциальность при совместном использовании документа.

Этот параметр выбирается по умолчанию при открытии вкладки «Общий доступ.

как сделать файл word общим для редактирования

2. Получить ссылку

Здесь вы можете получить ссылку и использовать ее, чтобы поделиться документом. Например, вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить ее по электронной почте группе людей. У вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать документ, а во втором — еще и редактировать его.

как сделать файл word общим для редактирования

3. Опубликовать в социальных сетях

Здесь вы можете разместить ссылку на документ во всех социальных сетях, к которым подключена ваша учетная запись Microsoft, например Facebook или LinkedIn. У вас также есть возможность добавить личное сообщение и установить права на редактирование.

как сделать файл word общим для редактирования

Microsoft Word: как работать через ПК или Mac

Первое, что вам нужно сделать, если вы хотите сотрудничать с другими над документом Word, — это убедиться, что ваш файл хранится в OneDrive, который является облачным хранилищем Microsoft. Итак, выполните следующие действия, чтобы начать.

  1. откройте документ в Microsoft Word на своем компьютере.
  2. Когда вы будете готовы сохранить документ, выберите Файл > > Сохранить как > Сохранить файл в OneDrive. Теперь вы сохранили файл в облаке.
  3. Затем нажмите кнопку «Поделиться» и добавьте людей, с которыми вы хотите сотрудничать.
  4. Добавьте людей, которым вы предоставляете доступ для редактирования и просмотра документа. Затем поделитесь ссылкой доступа с теми, кому вы хотите разрешить редактировать документ. Разрешить редактирование позволит им редактировать и заблокировать загрузку, чтобы предотвратить загрузку документа.
  5. Когда вы закончите, нажмите Применить. Введите контактные данные людей, с которыми вы хотите поделиться этим файлом, или вы можете скопировать ссылку и поделиться ею через сторонние сервисы, такие как WhatsApp или Facebook Messenger.
  6. Наконец, нажмите кнопку «Поделиться», чтобы поделиться своим файлом с другими пользователями.

Microsoft Word: Как сотрудничать через Интернет

Microsoft Word также доступен в Интернете, и вам не нужна программа, установленная на вашем компьютере, если вы этого не хотите. Вот как создать файл Microsoft Word и поделиться им в Интернете.

  1. Перейдите в Microsoft Word Online и войдите в свою учетную запись Microsoft.
  2. Нажмите кнопку «Пустой документ» или вы можете начать работу с файлом, хранящимся в OneDrive.
  3. Когда вы будете готовы к совместной работе, нажмите кнопку «Поделиться» и повторите шаги, описанные ранее.
  4. После того, как вы нажмете кнопку «Отправить», получатели смогут вместе с вами работать над документом.

Примечание. Вы не сможете использовать Word в Интернете без учетной записи Microsoft и лицензии

Microsoft Word: Как сотрудничать с помощью телефона

Для совместной работы над документами на телефоне вам потребуется только Microsoft Word и активное подключение к Интернету. Теперь сделайте следующее.

  1. Загрузите Microsoft Word на свой телефон. Это приложение можно скачать бесплатно как на Android, так и на iOS .
  2. После загрузки приложения откройте его и войдите в свою учетную запись Microsoft.
  3. Затем вы можете начать работу над новым документом, щелкнув значок + внизу.
  4. Вы также можете начать работу с предыдущим файлом, который уже хранится в OneDrive. Чтобы проверить это, щелкните значок папки внизу > щелкните > OneDrive > выберите файл.
  5. Затем, когда вы будете готовы к совместной работе, нажмите кнопку «Поделиться» вверху и повторите те же действия, что и ранее.
  6. После того, как вы нажмете «Отправить», получатели смогут вместе с вами работать над документом.

Этот процесс совместной работы с документами не ограничивается Microsoft Word. Вы также можете использовать те же шаги для совместной работы с другими пользователями Microsoft Excel и PowerPoint.

Варианты решения

Способ 1

Если все ваши рабочие компьютеры (с которых вам нужно редактировать документ) находятся в одной локальной сети (например, подключены к одному роутеру), вы можете настроить общий доступ к папке прямо через Проводник, щелкнув правой кнопкой мыши на каталог… ()

Общий доступ для всех!

Общий доступ для всех!

Конечно, это не всегда практично, т к доступ к файлам через Интернет невозможен (кроме того, компьютер, на котором открыта папка, должен быть всегда включен…) Поэтому подробно останавливаться на этом варианте не буду…

Способ 2

Наверное, многие слышали о таком сервисе, как Google Диск. (Гугл Диск). Так вот, в его арсенале возможностей есть возможность сделать любую из папок общей — то есть доступной для просмотра и редактирования документов в ней!

Как это сделать:

  • запускаем наш диск на сервисе Google (регистрация несложная, к тому же у многих уже есть аккаунт…);
  • создать папку (для этого щелкните правой кнопкой мыши на пустом месте в окне диска…).

Создать папку - Google Диск

Создать папку — Google Диск

После этого щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите в меню «Поделиться».

Чтобы открыть доступ

Чтобы открыть доступ

Затем в настройках безопасности переключаемся в режим «Доступно пользователям, у которых есть ссылка», тип доступа «Редактор».

Затем скопируйте ссылку и отправьте ее всем, кому необходимо работать с документами в этой папке.

Доступен всем, у кого есть ссылка (права: редактор)

Доступен всем, у кого есть ссылка (права: редактор)

Фактически, даже если человек, перешедший по вашей ссылке, не имеет учетной записи Google Диска, он все равно сможет открывать документы и редактировать их (задача решена!).

Переходи по ссылке и редактируй

Переходи по ссылке и редактируй

Кстати, если вдруг случится так, что документ откроют одновременно 2-3 человека и начнут его редактировать — гугл вам это покажет: кто что редактирует, смотрите на скриншоте ниже (синхронизация идет прямо онлайн).

Пользователи видят, кто что редактирует.

Пользователи видят, кто что редактирует…

Не забывайте о резервных копиях. Когда мы делимся папкой со всеми по ссылке (даже если она для 2 человек), есть риск, что кто-то может случайно (или злонамеренно) удалить (испортить).

И конечно не все документы должны быть в открытом доступе…

Из опыта: обычно никому нет дела до обычных офисных документов (а многим даже скучно туда ходить…).

Способ 3

В этой заметке нельзя не упомянуть и другие подобные сервисы, например, Яндекс диск и облако от Mail.ru.

На мой взгляд, у них есть небольшой недостаток: папки и документы нельзя сделать редактируемыми для тех, кто не зарегистрирован в их сервисе (есть опция только для просмотра).

В остальном все очень удобно: вы также можете поделиться ссылкой и открыть публичный доступ для определенных адресов электронной почты. Смотрите пару скриншотов ниже.

Яндекс диск - настроить общий доступ

Яндекс диск — настроить общий доступ

Добавляйте адреса электронной почты нужным людям

Добавляйте адреса электронной почты нужным людям

Кстати, у Mail.ru в меню есть целый раздел «Общие файлы» (в него входят все файлы и папки, к которым у вас открыт доступ). Но, конечно, вариантов несколько меньше, чем для Google Диска…

Облако от Mail.ru — общие папки

Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google

Online Documents — очень полезный сервис от Google, являющийся своеобразным аналогом Microsoft Word. Если вы умеете в нем работать, это может значительно облегчить жизнь вебмастеру, фрилансеру и просто внешнему сотруднику.

Но самые главные плюсы, которые я обнаружил в процессе работы:

имеет почти идентичные интерфейсы с Microsoft Word, а это значит, что вам не придется долго разбираться в функциях работы (у меня это заняло буквально полчаса) разобравшись как создать ссылку на свой файл, вы можете поделитесь этим с нанятым фрилансером и проверяйте ход выполнения заказа прямо в процессе работы, после оплаты заказа публичный доступ так же легко закрывается для посторонних, как фрилансер или внешний сотрудник, вы можете создать свое резюме и портфолио , а также поделиться ими с работодателем, который, я уверен, будет очень рад, что вам не пришлось скачивать кучу файлов, с помощью встроенной функции комментирования вы можете легко попросить исполнителя внести изменения и таким образом избежать простоев, возникающих при отправке задачи на доработку Google Docs обеспечивает простую интеграцию статей и таблиц на ваш сайт без необходимости дальнейшего редактирования и, таким образом, экономит много времени услуга полностью бесплатна

Есть еще один довольно популярный и востребованный сервис от Google — таблицы (аналог Excel).

Создание Google Таблицы с общим доступом

Вариант 1: Веб-сайт

По умолчанию Google Таблицы с общим доступом нельзя создать на сайте рассматриваемого сервиса, так как этот параметр вручную меняется для каждого существующего шаблона. При этом нужные настройки доступны без ограничений, но только в рамках собственных документов, тогда как другие редактировать таким образом может только владелец.

  1. Чтобы поделиться таблицей, вы должны сначала открыть или создать новый документ, нажав кнопку «+» или определенный блок на главной странице сайта, как описано в другом руководстве. После этого внесите необходимые изменения, если вы создали новый лист, и можете переходить к следующему шагу. Как создать общую таблицу Google_001
  2. Когда вы находитесь на главной странице созданного и открытого документа, разверните меню «Файл» на верхней панели и выберите пункт «Поделиться» в одноименном разделе. Кроме того, вы можете открыть аналогичное окно, нажав кнопку с надписью «Настройки доступа» в правой части верхней панели. Как создать общую таблицу Google_002
  3. Щелкните левой кнопкой мыши нижнюю область всплывающего окна и разверните раскрывающийся список «Ограниченный доступ». Здесь нужно установить опцию «Доступно пользователям, у которых есть ссылка», которая предоставляет дополнительные настройки. Как создать общую таблицу Google_003
  4. Чтобы изменить права пользователей на чтение и редактирование документа в пределах одной области всплывающего окна, вы можете развернуть список «Чтение» и выбрать одно из представленных значений на свое усмотрение. Здесь следует выбирать внимательно, ведь пользователь с правами «Редактор» может изменять содержимое и параметры исходного документа без каких-либо ограничений. Как создать общую таблицу Google_004
  5. Если вас не устраивает вариант публичной ссылки, вы можете развернуть окно «Предоставить доступ пользователям и группам», ввести в текстовое поле адреса электронной почты всех, кому необходимо предоставить доступ, через запятую, и указать уровень привилегии. В результате после отправки приглашения каждый человек получит электронное письмо с возможностью навигации, просмотра и изменения содержимого таблицы. Как создать общую таблицу Google_005
  6. Помимо прочего, в качестве альтернативы можно открыть раздел «Поделиться» в меню «Файл» в верхней строке сервиса и выбрать пункт «Опубликовать в Интернете». После нажатия кнопки «Опубликовать» во всплывающем окне на экране появится постоянная ссылка, которая позволяет встроить таблицу на внешнюю страницу и прочитать содержимое для каждого перешедшего пользователя. Как создать общую таблицу Google_006

Помните, что если отменить расшаривание по ссылке можно без проблем через то же окно с параметрами таблицы, то при публикации в интернете это будет невозможно. Тогда единственным решением может быть перенос данных на другой лист и удаление документа вместе со всеми связанными ссылками.

Вариант 2: Мобильное приложение

На мобильных устройствах вы можете предоставить доступ к Google Sheet таким же образом через настройки документа после создания или открытия. При этом инструкция будет полностью актуальна для всех поддерживаемых платформ, как по функциям, так и по визуальному оформлению.

  1. В связи с тем, что изменить настройки общего доступа можно только для заранее созданного и открытого документа, это необходимо сделать на главной странице официального приложения. Проведите подготовительные работы, включая оформление стола, руководствуясь отдельной инструкцией на нашем сайте, и только после этого переходите к следующему шагу. Как создать общую таблицу Google_007
  2. После обработки подготовки и открытия техпаспорта нажмите на кнопку с тремя вертикально расположенными точками в правой части верхней панели, откройте вкладку «Доступ и экспорт» и выберите «Предоставить доступ». Кроме того, вы также можете нажать значок пользователя со знаком «+», чтобы открыть настройки за пределами главного меню. Как создать общую таблицу Google_008
  3. На странице «Поделиться» первым шагом является предоставление доступа к документу определенным людям по имени или адресу электронной почты. Для этого нажмите блок «Указать пользователя или группу» и введите требуемые инициалы одного или нескольких получателей одновременно. Как создать общую таблицу Google_009
  4. После указания данных для приглашения пользователей ниже указанного поля появится выпадающий список, в котором можно и нужно выбрать один из трех уровней разрешений от «Читатель» до «Редактор». И хотя статус будет автоматически присвоен перечисленным лицам после отправки сообщения с последующим подтверждением, в дальнейшем это можно легко исправить через настройки документа. Как создать общую таблицу Google_010Кроме того, отметим, что если вы не хотите рассылать письма и уведомления, а ограничиваетесь только предоставлением доступа к таблице, вы можете расширить меню тремя точками в правом верхнем углу экрана и воспользоваться кнопкой «Пропустить» уведомления». В результате доступ будет предоставлен, но пользователь узнает об этом только при посещении личного кабинета. Как создать общую таблицу Google_011
  5. Другой способ поделиться документом — получить и отправить прямую ссылку на электронную таблицу, что позволяет предоставить одинаковые права каждому получателю. Чтобы выполнить эту задачу, вернитесь на страницу общего доступа и нажмите выделенную кнопку в нижней части экрана. Как создать общую таблицу Google_012
  6. В блоке «Настройки ссылки» нажмите пункт «Ограниченный доступ», а на представленной странице установите значение «Все, у кого есть ссылка». После этого в обязательном порядке необходимо развернуть подсписок «Чтение» и выбрать один из трех пунктов в зависимости от прав, которые вы хотите предоставить другим пользователям. Как создать общую таблицу Google_013
  7. Вы можете напрямую сделать так, чтобы сама ссылка отправлялась нужным людям в разделе «Контроль доступа», нажав на иконку в правой части верхней панели. Сразу помните, что адрес не меняется в зависимости от пользователя, а потому посторонние легко могут получить доступ. Как создать общую таблицу Google_014

Не получится изменить адрес документа или заблокировать доступ конкретному пользователю, а значит, не давать его к важным документам без надобности. При этом еще можно ограничить возможность видеть, но только одновременно для всех читателей этой гугл-таблицы.

Как открыть общий доступ к Google Таблице или Документу

Чтобы создать таблицу или документ Google с общим доступом, откройте этот документ и нажмите кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу окна. Эта кнопка есть во всех документах Google, включая электронные таблицы, текстовые документы, презентации и формы.

настройки для Google Sheets или Document Access

После нажатия кнопки «Доступ к настройкам» появится всплывающее меню с двумя вариантами:

  • Предоставление доступа пользователям и группам;
  • Скопируйте ссылку.

варианты совместного использования Google Sheet или Doc

Первый вариант позволяет вам делиться только с некоторыми выбранными пользователями, которых вы приглашаете по электронной почте. Этот вариант более безопасен, так как только те, чей адрес электронной почты вы указали, будут иметь доступ к вашей электронной таблице или документу.

Второй вариант открывает доступ всем, у кого есть ссылка на этот документ. В этом случае вам не нужно указывать адрес электронной почты пользователя для предоставления доступа, вместо этого вы просто делитесь с ним ссылкой. При этом пользователи могут передавать ссылку другим пользователям, тем самым предоставляя доступ к своему документу.

По электронной почте

Если вы хотите предоставить доступ только определенным пользователям, введите свой адрес электронной почты в верхней части меню и выберите пользователя из раскрывающегося списка. Таким образом, вы можете добавить несколько пользователей одновременно.

введите свой адрес электронной почты в верхней части меню

После этого вы можете изменить права, предоставленные пользователю. По умолчанию доступ предоставляется в режиме редактирования, но вы можете изменить его на «Читатель» или «Комментатор».

изменить права, предоставленные пользователю

Чтобы открыть другие параметры общего доступа для этого листа или документа, щелкните значок шестеренки.

открыть другие настройки общего доступа

Здесь также можно указать сообщение, которое будет отправлено пользователю. Когда все будет готово, нажмите на кнопку «Отправить».

сообщение для отправки пользователю

В результате пользователь, которому вы предоставили доступ к документу, получит электронное письмо с вашим сообщением и ссылкой на лист или документ.

Ниже приведен пример электронного письма для совместного использования таблицы или документа Google.

пример совместного письма

Нажав на ссылку «Открыть», пользователь откроет вашу таблицу Google или документ и сможет его редактировать.

По ссылке

Если вы хотите поделиться таблицей или документом по ссылке, нажмите блок «Копировать ссылку».

заблокировать Скопировать ссылку

Это отобразит ссылку, по которой вы можете получить доступ к своему документу. Скопируйте эту ссылку и дайте ее людям, с которыми вы хотите поделиться своим листом или документом.

Скопируйте ссылку, чтобы поделиться

По умолчанию доступ по ссылке предоставляется в режиме чтения. Но вы можете изменить его на «Комментатор» или «Редактор».

доступ по ссылке предоставляется в режиме чтения

После завершения это меню можно закрыть, нажав кнопку «Готово».

Для нескольких таблиц или документов

В некоторых случаях вам необходимо предоставить общий доступ к нескольким Google Sheets или Docs одновременно.

Для этого перейдите на сайт Google Диска (https://drive.google.com/drive/) и найдите документы, которыми хотите поделиться. Затем выберите эти документы, удерживая нажатой клавишу CTRL (или SHIFT), и щелкните их правой кнопкой мыши. После этого в открывшемся меню выберите пункт «Общий доступ».

обмен между несколькими электронными таблицами или документами Google

В результате появится меню для обмена, которое работает именно так, как описано выше.

Как закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу

Чтобы прекратить совместное использование таблицы или документа Google, откройте эту таблицу и снова перейдите в «Настройки доступа».

Доступ к настройкам

Если вы предоставили доступ по электронной почте, список добавленных вами пользователей появится в появившемся меню. Чтобы закрыть доступ, нужно просто удалить всех пользователей.

удалить всех пользователей

Если вы давали доступ по ссылке, перейдите в блок «Копировать ссылку», откройте меню «Доступно пользователям, у которых есть ссылка» и выберите пункт «Ограниченный доступ».

закрыть публичный доступ по ссылке

Это прекратит совместное использование вашего Google Sheet или Doc.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *