Перейти к содержимому

Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков из 1с зуп

  • автор:

Как настроить рассылку расчетных листков сотрудникам по электронной почте в программе 1С:ЗУП 3.1

Как настроить рассылку расчетных листков сотрудникам по электронной почте в программе 1С:ЗУП 3.1

В программе 1С:ЗУП 3.1 реализована возможность рассылки расчетных листков сотрудникам по электронной почте, но немногие об этом знают. Юлия Макридина , специалист-консультант по 1С, подробно показала, как настроить такую рассылку.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. При этом порядок и способы информирования сотрудников в ТК не определены.

В письме от 18.03.2010 N 739-6-1 Роструд разъяснил, что расчетные листки должны выдаваться работникам. Способ выдачи может быть утвержден работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте. Если вы еще не используете сервис «1С:Кабинет сотрудника» для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам, то можно настроить рассылку расчетных листков по электронной почте в программе 1С.

Рассылка настраивается двумя способами:

  • Из отчета «Расчетный листок» по кнопке «Еще» – «Отправить» – «Создать рассылку отчетов…»;
  • В разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» – «Рассылки отчетов».

Рассмотрим более подробно, как это сделать на примере второго варианта.

Настройка учетной записи электронной почты

Для начала необходимо создать учетную запись электронной почты, с которой будет происходить рассылка. Учетная запись настраивается в разделе «Администрирование» – «Органайзер» – «Настройка системной учетной записи».

Рис.1

Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)

Настройка параметров

Далее настраиваем параметры для отправки расчетных листков работникам в разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» – «Рассылки отчетов.

Рис.2

Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)

Создание настроек для рассылки

По кнопке «Создать» формируем документ для создания и настройки рассылки, установив соответствующие настройки.

Отправлять: свой отчет для каждого получателя (как правило, для массовой рассылки выбирается этот вариант). Для получения расчетных листков необходимо в карточке каждого сотрудника по ссылке «личные данные» указать адрес его электронной почты.

Получатели: физические лица.

Подобрать: выбрать отчет «Расчетный листок».

В настройках отчета указать в качестве периода прошлый месяц, по сотруднику установить отбор по значению «Получатель» с помощью кнопки «указать получателя рассылки».

Рис.3

Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)

При необходимости можно настроить расписание для отправки.

Рис.4

Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)

На вкладке доставка выбрать нужных получателей.

Рис.5

Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)

На вкладке «дополнительно» можно добавить файлы в архив и присвоить пароль для повышения конфиденциальности.

Рис.6

Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)

После создания настройки рассылки по кнопке «Выполнить сейчас» будут сформированы и отправлены расчетные листки сотрудникам. Каждый получатель получит только свой расчетный листок.

Перед массовой отправкой рекомендуется протестировать данную настройку на нескольких сотрудниках.

Используйте новые возможности ЗУП 3.1 для упрощения повседневной работы с кадрами.

Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков сотрудникам из программ 1С?

При выплате заработной платы работодатель обязан в расчетном листке извещать каждого сотрудника (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся сотруднику;
  • о размерах и основаниях произведенных удержаний;
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

В программах 1С на платформе 1С:Предприятие 8.3 есть возможность настроить автоматическую рассылку расчетных листков сотрудникам на электронную почту.

Эта возможность есть в следующих программах: 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0), 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1), 1С:Комплексная автоматизация 8 (редакция 2.4).

Рассылка позволяет автоматизировать процесс формирования расчетных листков и их получения сотрудниками в нужное время на электронную почту или в определенный каталог в виде файла.

Для настройки необходимо выполнить следующие действия:

  1. Настроить учетную запись электронной почты отправителя (организации)
  2. Ввести адреса электронной почты получателей (сотрудников)
  3. Настроить рассылку расчетных листков
  4. Выполнить рассылки расчетных листков

Рассмотрим каждый пункт подробнее на примере программы 1С:ЗУП 8 (редакция 3.1):

  1. Настройка учетной записи электронной почты организации, с которой будет осуществляться автоматическая рассылка расчетных листков, производится в разделе «Администрирование – Органайзер – Почта – Настройка системной учетной записи». В разделе «Почта» укажите, для каких целей будет использоваться учетная запись: «Для отправки почты» и «Для получения почты».
  2. Далее заполняем адреса электронной почты сотрудников. Они вводятся в карточке сотрудника в поле Email (раздел «Кадры – Сотрудники – ссылка Личные данные») или физического лица (раздел «Кадры – Физические лица – закладка Адреса, телефоны»).
  3. Создать рассылку расчетных листков можно непосредственно из отчета «Расчетный листок» (раздел «Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок») по кнопке «Еще – Отправить – Создать рассылку отчетов». Либо через раздел «Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов» по кнопке «Создать».
  4. Рассылку расчетных листков (раздел «Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов») можно запустить вручную в любой момент времени с помощью кнопки «Выполнить сейчас». Или задать расписание для регулярной автоматической рассылки. Рассылка будет выполнена, если установлен флажок «Подготовлена». Каждому сотруднику отправится только его расчетный листок.
  5. Обратите внимание: перед выполнением массовой рассылки расчетных листков рекомендуется протестировать ее на ограниченном круге получателей, чтобы убедиться, что все настройки сделаны корректно.

Не смогли настроить автоматическую рассылку сами?
Специалисты «Информ Сервис» быстро и качественно настроят в вашей программе 1С автоматическую рассылку расчетных листков сотрудникам на электронную почту.

Настройка рассылки для одного юридического лица – 1100 руб.
На стоимость не влияет количество сотрудников в организации.

Запись по телефону: 8 (34249) 3-87-00

Оформляем выдачу расчетных листков сотрудникам по электронной почте. Как отправить расчетный листок на электронную почту сотрудника 1с зуп рассылка расчетных листков 3.1

Концепция следующая: Автоматически выбираются сотрудники которым начислена ЗП за выбранный период, при этом проверяется у Физлица сотрудника наличие емейл адреса и формируется расчетный лист (далее РЛС) по Физлицу , (в зависимости от настроек см.ниже) — архивируется файл РЛС (всегда, архив ZIP) и устанавливается пароль (опционально), после добавляется в таблицу для отправки, следующий шаг жмем кнопку отправить. Если данные не попадают в таблицу по какой либо причине информацию можно найти в табло. Отправленные данные не запоминаются, поэтому следует сначала привести в порядок емейл адреса у сотрудников (для этого есть вкладка Админка ), снова Сформировать и уверенно нажать кнопку Отправить . С этим все, теперь расшифрую вкладку Админка .

В Админке собрана настоечная часть и минимальная автоматизация процесса загрузки емейл адресов (из файла или LDAP-админы знают) в справочник Физлиц. А именно: в справочнике ЗУП 2.5 присутствует контактная информация (адрес, телефон и т.д)

вот туда и добавляется емейл сотрудника (физлица) и если надо Пароль архива (при первом запуске обработка определит, что нет таких служебных полей и спросит добавить их или нет). Теперь по самой вкладке

1. Настройка архивирования РЛС — использование пароля на архив, если выбрано и у физлица нет пароля, то будет сформирован автоматически случайным образом (цифровой, шестизначный).

2. Вид РЛС — соответствует выбору в типовом отчете расчетные листы сотрудников.

3. Настройки почтового сервера — как правило заполняется с админом, если нет такого, то можно по примеру: вы бухгалтер, ваш собственный ящик lara@%mail.ru тогда сервер должен быть smtp.mail.ru, логин lara, пароль ваш пароль к ящику, теоретически должен работать, надо будет проверить, соответственно сотрудники будут получать РЛС от вашего имени, тестировалось с собственным почтовым сервером.

4. Загрузка Емейл из LDAP (схема samba 3.x) это будет работать только внутри корпоративной сети, стоит позвать админа и показать на этот пункт, объяснять сложно, да вам это и не надо, а админ поймет.

5. Загрузка Емейл из файла — поддерживается формат xls (Excel) и txt разделитель точка с запятой. Обязательное условие: первая строка это названия колонок они должны называться Сотрудник и Емейл. Если это xls, будет работать при установленном Excel либо OpenOffise. Идентификация происходит по фамилии имени и отчеству физлица в базе, в таблицу будут загружены только идентифицированные (найденные по наименованию(ФИО)) физлица.

6. кнопка Загрузить из базы можно подготовить (проверить) список сотрудников в соответствии с пунктами.

7. кнопка Загрузить в базу окончательная обработка по добавлению Емейл и паролей (опционально) в базу, при добавлении анализируется текущее состояние полей, при противоречии задается вопрос о дальнейших действиях.

8. кнопка? (верхний правый угол) вызывает браузер со ссылкой на этот пост.

Есть два основных способа вызова печатной формы расчетного листка:

1. Из документа Начисление зарплаты и взносов: меню Зарплата – Начисление зарплаты и взносов. Расчетный листок из расчетного документа обычно формируется для контроля правильности начисления зарплаты. Можно сформировать расчетные листки по группе сотрудников. Для этого в форме списка документов Начисление зарплаты нужно выделить (простым щелчком мыши по нужной строке, при нажатой клавише Ctrl) несколько сотрудников и нажать кнопку Расчетный листок над табличной частью документа:

2. Из меню Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок:

Есть возможность разбить формирование листков по подразделениям и задать период. Для отчета имеется два варианта формирования расчетного листка – Расчетный листок и Расчетный листок по рабочим местам:

Отличие этих двух вариантов состоит в том, что расчетный листок формирует единый расчетный листок по всем рабочим местам сотрудника. Например, по основному и совместительству. Этот вариант является в программе 1С ЗУП ред.3 основным.

Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам формирует отдельные расчетные листки для каждого рабочего места сотрудника организации (например, по основному месту и совместительству).

Рассмотрим пример: для сотрудницы Чук Н.А., основное место – главный бухгалтер, оформлена подработка на должности заместитель директора.

Выберем вариант – Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам. Нажмем на кнопку Настройки:

В настройках можно отметить «галочкой» только те должности сотрудника, по которым хотим вывести расчетные листки:

В данном случае получим начисления только по основному месту работы Чук Н.А. (без подработки), в должности главного бухгалтера:

Какие возможности настройки печатной формы расчетного листка есть в программе 1С ЗУП 8.3

По кнопке Настройки или Еще – Настройки можем регулировать объем информации, выводимой в расчетном листке:

Большинство настроек понятно из названия, но поясним некоторые:

  • Выводить особенности расчета НДФЛ – выводится общий облагаемый доход и размер предоставленных вычетов с начала года;
  • Детализировать выплаты по ведомостям – отражается список ведомостей, по которым выплачивалась зарплата (в т.ч. аванс);
  • Выводить показатели начислений – выводится размер оклада, районный коэффициент, расценки при выполнении сдельных работ и т.д.;
  • Страховые взносы в ПФР – выводятся суммарно страховые взносы в ПФР за расчетный период.

Обратите также внимание на то, что по нашему примеру в расчетном листке (основная форма) выводятся начисления Чук Н.А. как по основному месту работы, так и по подработке в качестве зам. директора, в отличие от рассмотренного выше варианта Расчетного листка с разбивкой по рабочим местам, с отбором по должности:

Если сбросить галочку у всех флажков настроек, информация в печатной форме листка будет минимальной:

Как добавить графу для подписи сотрудника о подтверждении получения расчетного листка

Обязанность извещать работника о размерах начислений, удержаний, компенсаций за задержку зарплаты, сумме зарплаты к выплате закреплена в ТК РФ (статья 136).

Поэтому, чтобы избежать претензий Роструда и заручиться доказательствами в трудовых спорах с сотрудниками, работодателю необходимо получить роспись работника, подтверждающую факт выдачи расчетного листка. Это можно выполнить одним из следующих способов:

  • Добавить графу в зарплатной ведомости или расчетном листке;
  • Получить подпись сотрудника на согласие получать листки по электронной почте;
  • Завести специальный журнал учета выданных расчетных листков.

Рассмотрим пошагово как легко создать графу прямо в расчетном листке для подписи о подтверждении получения листка сотрудником.

Шаг 1. Сформируем расчетный листок и воспользуемся кнопкой Еще – Перейти к макетам печатных форм:

Перейти к макетам можно и в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки, используя гиперссылку Макеты печатных форм.

Шаг 2. Выберем макет печатной формы Расчетный листок (настраиваемый):

Шаг 3. Откроем макет Для просмотра и редактирования. Добавим вверху надпись Листок получил:

Выделим область вставленного текста. Правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню, выберем в меню команду Объединить. Сохраним изменения по кнопке Записать и закрыть:

Теперь, если снова сформируем Расчетный листок в 1С ЗУП 8.3, увидим место для подписи в получении листка:

Как настроить рассылку расчетных листков в 1С ЗУП 8.3

Рассмотрим пошагово как можно организовать отправку расчетных листков сотрудникам по электронной почте.

Шаг 1. Настраиваем (если еще не настроена) учетную запись электронной почты, с которой будем отправлять листки и электронные сообщения другого типа. Учетная запись настраивается в разделе Администрирование – Органайзер. Нужно ввести адрес эл. почты и пароль:

Более подробно как сделать настройку почты в 1С 8.3 ЗУП для рассылки документов и писем рассмотрено в нашем видео уроке:

Шаг 2. Проверим, введены ли у физических лиц электронные адреса. Откроем карточку физ.лиц: Кадры – Физические лица:

Если не введены, то заполним электронный адрес в поле Email на закладке Адреса и телефоны:

  • «Отправлять»: Свой отчет для каждого получателя;
  • «Получатели»: Физические лица;
  • В таблицу «Отчеты» отберем Расчетный листок по кнопке Подобрать;
  • В настройках установим отбор Сотрудник Равно [Получатель]. [Получатель] устанавливается по кнопке Указать получателя рассылки;
  • На закладке Дополнительно определим формат отправки отчета (xls,.pdf…):

Шаг 4. На закладке Доставка (эл. почта) подбираем по гиперссылке “Укажите получателей” сотрудников (физических лиц), которым будем отправлять расчетные листки:

Своевременная выдача расчетных листков не только поможет сотрудникам сориентироваться в правильности выплат вознаграждения, но и защитит работодателя, так как выступает как доказательство расходов, и как средство, снижающее срок исковой давности в претензиях сотрудников по зарплате. Претензии сотрудники могут предъявить в течение 3-х месяцев с момента получения расчетного листка. А вот если расчетный листок не выдавался, то срок претензии будет отсчитываться с момента, когда сотрудник узнал о нарушении правильности расчетов, например, при увольнении.

Порядок выдачи расчетных листков

Важно! Необходимо утвердить форму Расчетного листка одним из документов: приложением к учетной политике или локальным нормативным актом, например, приказом.

В утвержденной форме листка следует указать:

  • Дату начала применения;
  • Назначить ответственного за выдачу;
  • Описать порядок выдачи, если зарплата перечисляется на карту.

Следует помнить и о защите персональных данных. Расчетные листки выдаются или рассылаются, при согласии сотрудника, лично получателю, без доступа к листкам других физических лиц.

В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте

Согласно законодательству работодатель обязан выплачивать сотрудникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Как правило, при выплате второй части зарплаты — окончательного расчета по итогам прошедшего месяца выдается расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Трудовым кодексом РФ не закреплен порядок информирования работников о составных частях заработной платы. С недавних пор чиновники признали правомерным такое уведомление в электронном формате. Об этом подробнее расскажем в сегодняшнем материале.

Общие положения о расчетных листках

Для расчетных листков не существует унифицированного бланка, потому как компании, так и ИП имеют право разработать его самостоятельно.

При утверждении формы учитывается мнение представительного органа подчиненных, если такой существует в организации (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). В любом случае расчетные листки 2017 обязаны содержать ряд обязательных сведений (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

  • состав зарплаты в денежном эквиваленте (окладная часть, выплачиваемые премиальные, оплата за сверхурочные работы);
  • иные разовые выплаты (отпускные начисления, оплата больничных листов, оплата аренды личного имущества и другие);
  • удержания с указанием их причины (НДФЛ — обязательно, остальные удержания — при наличии. Например, взыскиваемые с сотрудника по исполнительному листу алименты или задолженности перед банковскими учреждениями, переданные приставам);
  • сумма, выдаваемая сотруднику на руки за вычетом всех удержаний.

Выдача расчетных листков — обязанность каждого работодателя, если порядок нарушается — трудовые инспекторы могут оштрафовать компанию на 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Судебные органы с таким положением дел согласны (по решению Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016 работодатель не смог оспорить штраф за невыдачу расчетных листков сотрудникам).

Электронные расчетные листки законны

В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте. Трудовому законодательству РФ такой формат ознакомления не противоречит.

Обязательным условием является обновление внутренних локальных актов и положений в связи с возникшими изменениями. Прописать, что расчетные листки будут выдаваться по электронке, можно и коллективном трудовом договоре, и в дополнениях к трудовым соглашениям с каждым работником. Также допустимо изменение утвержденного в компании положения о форме расчетного листка. Изменения нужно закрепить приказом и ознакомить каждого сотрудника под подпись. При этом данные поправки не ухудшают положение подчиненных, а значит, уведомлять их за два месяца до вступления изменений в силу не нужно (ст. 74 ТК РФ).

Стоит отметить, что комментируемое письмо — это первый документ от Минтруда, в котором признана правомерность электронной формы уведомления о частях зарплаты.

Программа для расчета зарплаты «Бухсофт: Заплата и кадры» обеспечит грамотный кадровый учет, а также оперативный и корректный расчет зарплаты с формированием всей необходимой отчетности.

Как выдавать расчетные листки электронно?

В Трудовом кодексе РФ звучит такая формулировка — сообщать сотрудникам о составных частях заработной платы нужно в письменной форме. Иных требований не указано. Таким образом, после отправки расчетки по электронной почте, сотрудники имеют возможность ознакомиться с ее содержанием и распечатать для личного хранения. Требование законодательства о письменном формате будет соблюдено.

Многие компании уже давно и успешно пользуются электронным документооборотом. Кроме электронной почты существуют и другие варианты, например, рассылка расчетных листков в личных сообщениях на компьютеры сотрудников через корпоративный сайт организации или разработка и внедрение программного обеспечения с доступом для каждого работника к личным документам. Стоит отметить, что суды согласны с подобными способами информирования (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).

Конечно, не у каждого сотрудника учреждения есть личный компьютер, персональная электронная почта и доступ в интернет.

Потому бумажный вариант исключать совсем не нужно, трудовому законодательству не будет противоречить, если вы оставите оба варианта уведомления.

Чтобы обеспечить подтверждение выдачи расчеток сотрудникам по электронном почте, в используемой для отправки электронных писем программе нужно настроить обратную отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Кроме того, проинструктируйте бухгалтера по зарплате об обязательном сохранении всех отправленных писем, при достаточном накоплении их можно заархивировать и хранить на сервере.

Программа позволяет сформировать индивидуальные расчетные листки сотрудников, и выполнить рассылку на адреса электронной почты.

Листки формируются с использованием стандартного отчета «Расчетные листки». Для каждого сотрудника листок сохраняется в отдельном файле Excel.

Пользователь может указать период, организацию и, при необходимости ограничить список сотрудников одним подразделением.

Адрес электронной почты сотрудника хранится в карточке физического лица. Перед использованием программы необходимо выполнить заполнение адресов электронной почты физических лиц, либо вручную, либо через автоматическую загрузку из внешнего файла Excel.

Все настройки программы сохраняются, и действуют для всех пользователей базы данных.

Сотрудник получит вот такое электронное письмо:

Порядок использования программы:

  1. Открыть обработку с диска
  2. Настроить параметры почтового сервера. Указать имя пользователя, пароль, адрес сервера, порт и способ авторизации.
  3. Указать период, за который будут сформированы расчетные листки, а также организацию. Если необходимо сформировать листки только по одному подразделению, тогда указывается подразделение.
  4. Указать каталог на диске, в котором будет сохранён архив файлов расчетных листков и протокол рассылки писем.
  5. Заполнить список сотрудников либо вручную, либо автоматически, нажав кнопку «Заполнить»
  6. Адреса электронной почты сотрудников будут загружены из контактных данных физических лиц. Если адрес отсутствует его можно указать вручную.
  7. После того как список сотрудников заполнен, необходимо нажать кнопку «Сформировать файлы расчетных листков». Через некоторое время будут сформирован комплект файлов для рассылки.
  8. Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и заполнить шаблон письма.
  9. Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и дождаться пока программа отправит письма.
  10. После окончания рассылки в папку с архивом файлов будет записан протокол рассылки

На программу предоставляется бесплатная техническая поддержка на 1 месяц.

Код обработки закрыт для изменения.

Достоинства

1. За одно нажатие можно разослать листки всем сотрудникам организации или одного подразделения;

2. Листки сохраняются в файловый архив на диске;

3. Можно оформить шаблон письма;

Гарантия возврата денег

ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Инструмент позволяет сформировать Расчетные листки сотрудников организаций за произвольный период времени и отправить их на адреса электронной почты сотрудников и/или руководителей.

Для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя — подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.).

В шапке обработки необходимо выбрать Организацию и Период, за который будут формироваться расчетные листки.

После этого в дереве подразделений флажками помечаются нужные, при этом, автоматически заполняется список рассылки, сотрудниками из выбранных подразделений. В список не попадают увольенные, помещенные в архив или помеченные на удаление сотрудники. Руководители подразделений выделяются жирным шрифтом.

Руководителя подразделения можно задать в справочнике «Подразделения организаций».

Сотрудники, для которых не задан адрес электронной почты, и не удалось определить адрес электронной почты руководителя, выделяются красным цветом.

Адрес электронной почты сотрудника указывается в справочнике «Сотрудники».

Желтым цветом выделяются сотрудики, которым можно отправить расчетные листки, но которые не отмечены соответствующими флажками.

Расчетные листки формируются с использованием алгоритмов отчета «Расчетные листки организации» типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.2 и отправляются через стандартный сервис электронной почты конфигурации.

Использования отчета не требует внесение никаких изменений в типовую конфигурацию и никак не влияет на ее обновление.

Использовать инструмент достаточно просто. Существует по крайней мере два способа.

1. Можно каждый раз открывать файл внешней обработки (у пользователя должны быть соответствующие права) через меню «Файл — Открыть».

2. Можно зарегистрировать внешнюю обработку в справочнике «Дополнительные внешние обработки» через меню «Сервис — Дополнительные отчеты и обработки». Пользователь может подключить обработку к конфигурации самостоятельно.

Чтобы подключить новую внешнюю обработку, нужно зарегистрировать ее в указанном справочнике. Для этого из формы списка справочника следует открыть форму регистрации, нажав на кнопку «Добавить». В открывшемся окне нужно указать файл внешней обработки с расширением.epf (кнопка «Заменить файл внешней обработки»). В поле Наименование автоматически отобразится название подключенной внешней обработки, которое можно изменить вручную. В поле Вид нужно выбрать вид обработки «Обработка».

Сведения о подключенных обработках отображаются в форме списка справочника. Для использования подключенной внешней обработки по назначению следует открыть форму списка справочника внешних обработок и дважды щелкнуть мышью по нужной записи.

Новое в версии 2:

  1. Теперь обработка совместима как с конфигурацией 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, так и с 1С:Зарплата и управление персоналом.
  2. Добавлена обработка прерывания. Ход формирования и отправки расчетных листков можно прервать нажатием комбинации клавиш Ctrl + Break.
  3. Добавлена возможность произвольной сортировки списка отправки.
  4. В список отправки добавлены колонки «Емаил сотрудника» и «Емаил руководителя». По умолчанию эти колонки скрыты. При нажатии на список отправки правой клавишей мыши, можно вызвать контекстное меню, которое позволяет настроить сортировку списка, видимость колонок и вывести список на печать.
  5. Если сделать двойное нажатие левой клавишей мыши по подразделению, сотруднику или руководителю в списке отправки, то будет открыта форма соответствующего элемента справочника.
  6. Доработан индикатор прогресса отправки расчетных листков. Теперь он отображает общий процент выполнения (ранее отдельно отображался ход отправки сотрудникам и отдельно — руководителям).
  7. Реализована возможность выбирать тип расчетного листка для сотрудника и тип расчетного листка для руководителя. По умолчанию, для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя — подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.). Тип расчетных листков можно изменить в настройках.
  8. В настройках можно указать формат файла, в который будет записываться сформированный расчетный листок и далее отправляться сотрудникам и/или руководителям. По умолчанию, в качестве формата файла выбран Документ PDF (*.pdf).
  9. В теме письма теперь отображается ФИО сотрудника или наименование подразделения, в случае отправки руководителю.
  10. Прочие мелкие доработки.

Работа с 1С:ЗУП: Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков?

Работа с 1С:ЗУП: Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков?

Работодатели, выплачивающие сотрудникам заработную плату за вторую половину месяца, должны обязательно предоставить расчетный лист, в котором будут указаны элементы зарплаты, иные начисленные суммы, размеры и основания удержаний, итоговая сумма. Линия консультаций «1С‑Рарус» рассмотрит, как можно настроить автоматическую рассылку расчетных листков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».

О том, для чего нужен расчетный листок и как выдавать его сотрудникам, мы писали в статье.

Настройка автоматической рассылки включает в себя несколько этапов:

  • Настройка учетной записи электронной почты организации.
  • Заполнение адресов электронной почты сотрудников.
  • Настройка рассылки расчетных листков.
  • Рассылка расчетных листков.

Настройка учетной записи электронной почты организации

Автоматическое подключение

Чтобы выполнить настройку, пользователю необходимо:

  1. Перейти в раздел «Администрирование», затем «Органайзер». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  2. Выбрать «Почта», затем «Настройка системной учетной записи». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  3. В форме заполнить данные:
    • адрес электронной почты;
    • пароль от электронной почты;
    • проставить флажки «Для отправки почты» и «Для получения почты;
    • установить переключатель, кем будет использоваться почта;
    • указать имя владельца учетной записи.

Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков

Обратите внимание: имя владельца учетной записи может отличаться от имени пользователя.

Подключение вручную

Если после заполнения автоматической формы программа прислала уведомление «Не удалось авторизоваться», то пользователю нужно выполнить ручную авторизацию.

Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков

Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков

  1. В уведомлении нажать «Настроить вручную».
  2. Указать тип учетной записи: IMAP или POP.
  3. В поле «Сервер IMAP» указать адрес POP3-сервера.
  4. Выбрать порт компьютера для получения входящей почты.
  5. В поле «Шифрование» установить переключатель.
  6. В поле «Сервер SMTP» указать адрес SMTP-сервера.
  7. Выбрать порт компьютера для отправки почтовых сообщений.
  8. В поле «Шифрование» установить переключатель для безопасного соединения.
  9. Нажать «Далее».
  10. Программа выполнит проверку данных и создаст учетную запись электронной почты.

Как проверить активность учетной системы?

Чтобы отправить тестовое письмо, пользователю нужно выполнить следующее:

Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков

  1. Перейти в раздел «Администрирование», затем «Органайзер».
  2. Выбрать «Почта», затем «Учетные записи электронной почты».
  3. Нажать на кнопку «Проверить настройки».
  4. Система отправит на выбранный адрес электронной почты тестовое письмо.

Заполнение адресов электронной почты сотрудников

Чтобы расчетные листки автоматически отправлялись сотрудникам, необходимо настроить отправку. Для этого необходимо:

  1. Перейти в раздел «Кадры», затем «Сотрудники». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  2. Перейти по ссылке «Личные данные». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  3. Указать электронный адрес сотрудника. Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  4. Записать и закрыть.

Настройка рассылки расчетных листков

Чтобы настроить рассылку расчетных листов, пользователю нужно выполнить следующее:

  1. Перейти в раздел «Зарплата», затем «Отчеты по зарплате». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  2. Выбрать «Расчетный листок».
  3. Нажать «Еще», затем «Отправить». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  4. Нажать кнопку «Создать рассылку отчетов». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  5. В открывшейся форме ввести наименование рассылки.
  6. Установить флажок «Подготовлена».
  7. В поле «Отправлять» выбрать вид рассылки:
    • Отчеты указанным получателям: одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям, указанным в поле «Получатели».
    • Свой отчет для каждого получателя: используется, если нужно отправить индивидуальные отчеты каждому получателю.
    • Только мне: отчеты по почте получает автор рассылки.
  8. Перейти на вкладку «Отчеты».
  9. Выбрать отчеты в табличной части, нажав «Подобрать».
  10. В поле «Настройки отчета» установить флажки на нужные настройки и указать значения, по которым будет выводиться отчет. Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  11. Перейти на вкладку «Расписание». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  12. При необходимости настроить автоматическую отправку отчетов, выбрав период или день отправки.
  13. Указать время начала запуска рассылки.
  14. В поле «Ответственный» указать автора рассылки.
  15. Перейти на вкладку «Доставка».
    Как настроить автоматическую рассылку расчетных листковОбратите внимание: информация на вкладке может отличаться в зависимости от выбранного вида рассылки.
  16. Выполнить проверку публикации путем записи и удаления тестового файла можно по соответствующей кнопке.
  17. По ссылке «Укажите получателей» указать получателей рассылки. Обратите внимание: мы рекомендуем предварительно создать отдельный справочник физических лиц, в котором будут перечислены сотрудники, которым необходимо отправить расчетные листки.
  18. В поле «От» выбрать учетную запись организации.
  19. Нажать кнопку «Проверить», что верифицировать учетную запись.
  20. Программа автоматически создает шаблон письма. При необходимости содержание письма можно изменить.
  21. При необходимости изменить формат письма с «HTML» на «Обычный текст».
  22. Перейти на вкладку «Дополнительно».
  23. При необходимости установить дополнительные настройки:
    • Форматы сохранения отчетов: определить форматы, в которых по умолчанию будут сохранены отчеты.
    • Задать в табличной части для каждого отчета свой набор форматов в колонке «Форматы».
    • В колонке «Отправлять пустой» установить флажок для отправки сформированного отчета, даже если он пустой.
    • Установите флажок «Транслитерировать имена файлов», если имена отчетов должны содержать латинские буквы и цифры.
    • Установите флажок «Архивировать в ZIP», если необходимо.
    • Указать адрес электронной почты в поле «Адрес ответа», чтобы получать ответы на рассылку.
    • Установить флажок «Отправлять письма через скрытые копии», чтобы скрыть от получателей остальных адресатов.
  24. Нажать «Записать объект».

Рассылка расчетных листков

Все настройки завершены. Чтобы выполнить саму рассылку расчетных листов, пользователь должен произвести следующие действия:

  1. Перейти в раздел «Администрирование», затем «Печатные формы, отчеты и обработки». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  2. Выбрать «Рассылки отчетов», затем «Рассылка расчетных листков». Как настроить автоматическую рассылку расчетных листковКак настроить автоматическую рассылку расчетных листков
  3. Нажать кнопку «Предварительный просмотр», чтобы просмотреть расчетный листок перед отправкой.
  4. Начать рассылку можно по кнопке «Выполнить сейчас», если в настройках не установлено расписание.
  5. Рассылка будет выполнена, если установлен флажок «Подготовлена».
  6. После проведения рассылки программа выдаст сообщение о завершении. Как настроить автоматическую рассылку расчетных листков

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *